납기 지연을 바이어에게 알리는 메일, 결론부터 말씀드리면 지연을 알게 된 그날 바로 알리고, 짧은 사과와 원인, 확정된 새 일정, 바이어가 고를 수 있는 대안(분할 선적·항공 전환 등)을 한 메일에 담으며, 그 뒤로는 새 일정까지 진행 상황을 먼저 알려 주는 것이 신뢰를 지키는 순서입니다.
저는 공장 생산이 일주일 늦어진다는 소식을 듣고, 혹시 따라잡을 수 있을까 싶어 바이어에게 바로 말하지 않은 적이 있습니다.
결국 따라잡지 못했고, 선적 사흘 전에야 지연을 알렸습니다.
바이어는 이미 현지 판매 일정을 잡아 둔 상태였고, «왜 이제야 말하느냐»는 답이 왔습니다.
지연 자체보다 늦게 알린 것이 더 큰 문제였습니다.
지연은 언제 알려야 하나요?
지연 가능성이 확실해진 그날 알립니다.
«조금 더 지켜보고»가 가장 나쁜 선택이었습니다.
바이어는 우리 납기에 맞춰 창고, 판매, 광고 일정을 잡아 두기 때문에 하루라도 빨리 알아야 대응할 수 있습니다.
일찍 알리면 바이어가 대안을 고를 시간도 생깁니다.
| 알린 시점 | 바이어가 할 수 있는 것 | 결과 |
| 지연 확인 당일 | 판매 일정 조정, 대안 선택 | 대부분 이해 |
| 선적 1~2주 전 | 일부 일정 조정 | 불만은 있으나 수습 가능 |
| 선적 직전·이후 | 대응할 시간 없음 | 신뢰 크게 손상 |
지연 메일에 꼭 넣는 네 가지
첫째, 짧은 사과입니다.
길게 사과하기보다 한 줄로 분명하게 사과합니다.
둘째, 원인입니다.
«원자재 입고가 늦어져서», «배편이 취소돼서»처럼 사실만 한 줄로 씁니다.
다른 회사나 사람을 탓하는 표현은 쓰지 않습니다.
셋째, 확정된 새 일정입니다.
«아마 2주쯤»이 아니라 «11월 25일 선적, 12월 20일 도착 예정»처럼 날짜로 씁니다.
넷째, 대안입니다.
바이어가 고를 수 있는 방법을 두세 가지 제시합니다.
바이어에게 줄 수 있는 대안
분할 선적은 이미 만든 수량을 먼저 보내고 나머지를 나중에 보내는 방법입니다.
급한 일부 수량을 항공이나 특송으로 보내고, 운임 차이를 일부 우리가 부담하는 방법도 있습니다.
일정이 늦어진 만큼 다음 주문에서 할인이나 무상 수량을 주는 방법도 씁니다.
어떤 대안이든 우리가 감당할 수 있는 범위인지 계산한 뒤에 제안합니다.
운송 방식별 비용 차이는 수출노트 특송·항공·LCL 비교로 빠르게 확인할 수 있습니다.
실제로 쓰는 영문 문구
제목에는 지연 사실을 숨기지 않습니다.
«Update on PO 1234 – revised shipment date»처럼 주문 번호와 새 일정을 넣습니다.
«I'm sorry to inform you that the shipment of PO 1234 will be delayed by about two weeks.»
«This is due to a delay in the arrival of raw materials at our factory.»
«The new shipment date is November 25, with an estimated arrival on December 20.»
«To reduce the impact, we can offer two options: ship 60% of the order by November 15 and the rest on November 25, or send 200 pcs by air at our cost.»
«Please let me know which option works best for you.»
숫자와 날짜는 실제 상황에 맞게 바꿔 쓰면 됩니다.
알린 뒤에는 먼저 연락합니다
지연을 알린 뒤에는 바이어가 묻기 전에 진행 상황을 먼저 보냅니다.
생산이 끝나면 완성 사진을, 선적하면 선하증권 번호와 배 이름을 보냅니다.
이 과정이 있으면 바이어는 «이 공급처는 문제가 생겨도 숨기지 않는다»고 기억합니다.
실제로 지연을 겪은 뒤 오히려 거래가 늘어난 바이어도 있었습니다.
지연을 줄이는 습관
첫째, 납기를 말할 때 공장 일정보다 1~2주 여유를 둡니다.
둘째, 원자재 입고일, 생산 완료일, 서류 마감일을 거꾸로 계산해 표로 관리합니다.
선적 일정 역산은 수출노트 선적 역산 일정표로 바로 만들 수 있습니다.
셋째, 공장에 생산 중간 점검 날짜를 정해 두고 그날 진행률을 받습니다.
넷째, 연말이나 명절처럼 공장과 물류가 몰리는 시기에는 여유를 더 둡니다.
제가 겪은 사례(가상 품목 예시)
도자기 머그컵 2,000개 주문에서 유약 원료 입고가 열흘 늦어진 적이 있습니다.
공장 연락을 받은 날 바이어에게 지연 사실과 새 선적일을 알리고, 이미 만든 1,200개를 먼저 보내는 분할 선적을 제안했습니다.
바이어는 분할 선적을 골랐고, 먼저 간 물량으로 판매 행사를 예정대로 열었습니다.
나머지 800개는 새 일정대로 보냈고, 다음 시즌 주문도 이어졌습니다.
예전처럼 선적 직전에 알렸다면 행사는 취소됐을 겁니다.
지연이 반복되면 거래처를 넓혀 둡니다
한 공장, 한 바이어에 기대는 구조에서는 지연 하나가 매출 전체를 흔듭니다.
저는 바이어가 늘어날수록 공장도 함께 나눠 두려고 하고, 바이어 쪽도 한두 곳에 몰리지 않게 관리합니다.
새 바이어 후보는 바이어핀에서 품목과 나라로 받아 보고, 일정에 여유가 있는 시기에 연락을 늘립니다.
지연을 알릴 때 같이 확인할 것
바이어가 신용장으로 결제하는 경우라면 선적 기한과 유효기간이 지나지 않는지 먼저 확인합니다.
기한을 넘기면 대금을 받기 어려워질 수 있으니, 지연을 알릴 때 신용장 조건 변경도 함께 요청합니다.
운송 예약을 이미 해 둔 경우에는 포워더에게 바로 알려 다음 배편을 다시 잡습니다.
자주 묻는 질문
지연 원인이 우리 탓이 아니어도 사과해야 하나요?
네, 바이어 입장에서는 원인과 상관없이 일정이 늦어진 것이니 사과는 짧게 하는 것이 좋습니다.
다만 배편 취소처럼 불가항력이라면 그 사실을 함께 분명히 적습니다.
지연 보상은 꼭 해야 하나요?
계약서에 지연 조항이 있다면 그에 따르고, 없다면 대안 제시로 충분한 경우가 많습니다.
큰 손해가 생긴 바이어에게는 다음 주문에서 성의를 보이는 편이 관계를 지키는 데 도움이 됐습니다.
전화로 먼저 알려야 하나요?
지연 기간이 길거나 큰 주문이라면 전화나 화상으로 먼저 알리고 메일로 정리합니다.
새 일정도 지키지 못할 것 같으면요?
다시 알게 된 그날 바로 알리고, 이번에는 여유를 더 둔 일정을 제시합니다.
정리하면
지연은 확인한 그날 바로 알리세요.
사과, 원인, 날짜로 된 새 일정, 고를 수 있는 대안 두세 가지를 한 메일에 담습니다.
알린 뒤에는 바이어가 묻기 전에 진행 상황을 먼저 보내세요.
일정 관리와 운송 비교는 수출노트에서, 거래처를 넓힐 바이어 후보는 바이어핀에서 찾아보세요.
출처: KOTRA, 한국무역협회. 대응 방법은 제 실무 경험 기준이며 사례는 가상 품목입니다. 2026년 11월 4일 기준입니다.
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