해외 바이어 재주문 받는 법, 첫 거래 후 30일·90일에 보내는 메일

해외 바이어 재주문 받는 법, 첫 거래 후 30일·90일에 보내는 메일

 

해외 바이어 재주문 받는 법, 결론부터 말씀드리면 물건이 도착하고 2주 안에 상태와 첫 반응을 묻고, 30일 무렵 판매 상황을, 90일 무렵 재고와 다음 시즌 계획을 묻는 세 번의 연락을 일정에 넣어 두면 재주문이 «기다리는 일»에서 «챙기는 일»로 바뀝니다.

저는 처음 몇 년 동안 첫 주문을 받으면 그걸로 끝난 줄 알았습니다.

대금이 들어오고 선적이 끝나면 다음 새 바이어를 찾는 데만 시간을 썼습니다.

그런데 장부를 정리해 보니 1년에 두 번 이상 주문한 바이어는 손에 꼽았고, 대부분 한 번 사고 조용히 사라졌습니다.

그중 몇 곳에 물어보니 «팔리긴 했는데 연락이 없어서 다른 데서 샀다»는 답이 돌아왔습니다.

그 뒤로 첫 거래가 끝나면 재주문을 위한 연락 일정을 따로 잡습니다.

재주문이 끊기는 이유는 무엇인가요?

첫째, 바이어 쪽 담당자가 우리를 잊습니다.

담당자는 공급처 수십 곳을 동시에 상대하니, 연락이 없는 곳은 자연스럽게 뒤로 밀립니다.

둘째, 첫 물건에 작은 불만이 있었는데 말하지 않고 넘어간 경우입니다.

포장 상태나 라벨 위치처럼 사소한 문제라도 다음 주문을 망설이게 만듭니다.

셋째, 다른 공급처가 그 사이 더 적극적으로 연락한 경우입니다.

가격보다 «먼저 챙겨 준 곳»이 다음 주문을 가져가는 일이 많았습니다.

첫 거래 후 연락 일정

 

시점	연락 목적	핵심 질문
도착 후 1~2주	상태 확인, 첫 반응	Did everything arrive in good condition?
도착 후 30일	판매·사용 상황	How is the first batch selling so far?
도착 후 90일	재고·다음 계획	Should we plan the next batch for your next season?
6개월마다	신제품·가격 소식	We have a new item that may fit your range.

 

이 일정은 품목의 판매 속도에 맞게 조절합니다.

소모품처럼 빨리 팔리는 품목은 30일·60일로 당기고, 계절 상품은 바이어의 다음 시즌 주문 시점에 맞춥니다.

도착 후 1~2주, 첫 연락은 이렇게

첫 연락은 영업이 아니라 확인입니다.

«물건이 잘 도착했는지, 파손이나 수량 문제는 없었는지»만 짧게 묻습니다.

여기서 작은 불만이라도 나오면 바로 해결 방법을 제안합니다.

라벨이 잘못 붙어 있었다면 다음 주문부터 바꾸겠다고 하고, 사진으로 고친 시안을 보냅니다.

이 과정이 오히려 신뢰를 쌓는 계기가 됐습니다.

품질 문제로 클레임이 들어오면 처리 순서는 수출노트 클레임 처리 안내를 따르면 됩니다.

30일 무렵, 판매 상황을 묻습니다

두 번째 연락에서는 «잘 팔리느냐»를 묻습니다.

이때 바이어가 어느 제품이 잘 나가고 어느 제품이 남는지 알려 주면, 다음 주문 구성을 제안할 근거가 생깁니다.

저는 잘 팔린 품목은 «다음 주문 때 수량을 늘리면 단가를 조금 낮출 수 있다»고 덧붙입니다.

남는 품목은 판매를 돕는 자료를 보냅니다.

제품 사진, 사용 장면 이미지, 짧은 설명 문구처럼 바이어가 매장이나 온라인 판매에 바로 쓸 수 있는 것들입니다.

자료를 받은 바이어는 우리를 «물건만 파는 곳»이 아니라 «함께 파는 곳»으로 봅니다.

90일 무렵, 재고와 다음 시즌을 묻습니다

세 번째 연락이 실제 재주문으로 이어지는 경우가 가장 많았습니다.

«다음 시즌 준비를 위해 생산 일정을 미리 잡아 두려 한다, 예상 수량이 있으면 알려 달라»처럼 묻습니다.

생산 기간을 알려 주면 바이어도 재고가 바닥나기 전에 주문해야 한다는 걸 알게 됩니다.

공장 생산 일정이 몰리는 시기라면 그 사실을 솔직하게 알려 주는 것도 도움이 됩니다.

선적 일정을 거꾸로 계산하는 법은 수출노트 선적 역산 일정표로 확인할 수 있습니다.

재주문을 막는 실수

첫째, 재주문 때 아무 설명 없이 단가를 올리는 것입니다.

원가가 올랐다면 미리 알리고 이유를 설명해야 합니다.

둘째, 첫 주문과 다른 품질로 보내는 것입니다.

원료나 공장이 바뀌었다면 반드시 먼저 알리고 샘플을 보냅니다.

셋째, 바이어 문의에 답이 늦는 것입니다.

첫 거래 전에는 하루 안에 답하다가 거래 후에는 답이 늦어지는 경우가 많은데, 바이어는 그 차이를 정확히 느낍니다.

넷째, 연락할 때마다 판매만 이야기하는 것입니다.

가끔은 바이어 시장 소식이나 전시회 일정처럼 바이어에게 도움이 되는 이야기를 먼저 건넵니다.

바이어 관리표 만드는 법

저는 엑셀 한 장에 바이어별로 첫 주문일, 도착일, 주문 품목, 다음 연락 날짜, 바이어가 말한 다음 시즌 시기를 적습니다.

«다음 연락 날짜» 칸을 날짜순으로 정렬해 매주 월요일에 봅니다.

이 표가 있으면 바이어가 열 곳을 넘어가도 빠뜨리는 곳이 없습니다.

바이어가 한 말은 되도록 그대로 적어 둡니다.

«봄 카탈로그 회의는 1월 말»처럼 구체적인 말이 다음 연락의 첫 문장이 됩니다.

제가 겪은 사례(가상 품목 예시)

원목 코스터를 처음 300세트 주문한 바이어가 있었습니다.

도착 2주 뒤 상태를 묻는 메일에, 상자 하나가 눌려 왔다는 답이 왔습니다.

사진을 받아 다음 주문부터 상자 두께를 바꾸겠다고 약속하고, 눌린 수량만큼 다음 주문에 무상으로 넣겠다고 했습니다.

90일 뒤 재고를 묻자 바이어는 600세트로 재주문했습니다.

그 바이어는 지금도 «문제를 먼저 물어봐 준 공급처»라고 말합니다.

재주문 바이어가 쌓이면 새 바이어도 다르게 찾습니다

재주문하는 바이어가 어떤 회사인지 보면 내 제품에 맞는 바이어의 모습이 보입니다.

규모, 판매 채널, 나라가 비슷한 회사를 찾아 연락하면 첫 메일 답장률도 올라갑니다.

저는 바이어핀에서 기존 거래처와 비슷한 품목·나라로 바이어 후보와 연락처를 받아 보고, 그중 비슷한 규모의 회사부터 연락합니다.

자주 묻는 질문

연락을 너무 자주 하면 귀찮아하지 않을까요?

위 일정은 석 달에 서너 번 수준이라 부담스럽다는 반응은 거의 없었습니다.

매번 짧게 쓰고, 답하기 쉬운 질문 하나로 끝내면 됩니다.

재주문 할인을 먼저 제안해도 되나요?

수량을 늘리는 조건이라면 괜찮습니다.

조건 없이 깎아 주면 다음에도 할인을 기대하게 되니, 수량이나 선금 같은 조건과 함께 제안합니다.

바이어가 판매 상황을 말해 주지 않으면요?

억지로 묻지 않고, 다음 시즌 예상 수량만 묻습니다.

그것도 어렵다면 신제품 소식을 보내며 관계를 이어 갑니다.

정리하면

첫 거래가 끝나면 도착 후 1~2주, 30일, 90일에 연락 일정을 잡으세요.

첫 연락은 확인, 두 번째는 판매 상황, 세 번째는 다음 시즌 계획을 묻습니다.

작은 불만을 먼저 물어 해결하는 것이 재주문으로 가는 가장 빠른 길이었습니다.

기존 거래처와 비슷한 새 바이어는 바이어핀에서, 일정·클레임 실무는 수출노트에서 함께 참고해 보세요.

 

출처: KOTRA, 한국무역협회. 연락 시점은 제 실무 경험 기준이며 품목에 따라 조절하세요. 2026년 11월 4일 기준입니다.

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